Povinnost vést si knihu jízd se týká všech podnikatelů a firem uplatňujících odpočty DPH z provozování automobilu pro služební účely. Aby se firmy a podnikatelé nedostali do problémů s finančním úřadem, je dobré dodržovat několik zásad. Jak se samotná kniha jízd dotýká daní, koho se její vedení týká, jak k ní přistupovat a čeho se vyvarovat?
Kdo se řádnému vedení knihy jízd nevyhne, jsou všichni plátci DPH využívající firemní vozy. Samozřejmě nárok na odpočet z daně mají jen v případě pracovního využití vozu, soukromé používání musí být z odpočtu vyňato.
Nutnost vyplňovat knihu jízd mají dále ti, kteří sice nejsou plátci DPH, ale užívání vozidla prokazují v rámci daně z příjmů. Tam ovšem existuje výjimka pro ty, kteří využívají paušální výdaj na dopravu silničním motorovým vozidlem. Ti si vést knihu jízd skutečně nemusí.
V zákoně sice překvapivě žádnou zmínku o knize jízd nenalezneme, ale je nejjednodušším nástrojem, jak výdaje prokázat úřadům při řešení nesrovnalostí, a stala se obecně přijímanou zvyklostí.
Občas člověk zaslechne i o případech domalovávání knihy jízd několik měsíců až roků zpětně. To je však velmi odvážné, zvláště vzhledem ke krátké lhůtě k předložení dokumentace, na který s největší pravděpodobnosti finanční úřad stejně nakonec přijde, jelikož se daňovému subjektu nepodaří vše dohledat a prokázat přesně podle skutečnosti.
Čistě pracovní využití automobilu bývá nerealistické a nemusí se vyplatit.
Při uplatňování nároku na odpočet DPH z pořízeného dopravního prostředku musí plátce určit nebo odhadnout poměr, ve kterém se bude automobil používat pro firemní a soukromé účely. Z praxe se nedoporučuje odhadovat 100% užívání vozu pro byznysové účely, a to hned ze dvou důvodů. Naprostá většina vozů ze zkušenosti není používána čistě pro pracovní záležitosti, navíc pro správce daně se často jedná o případ, u něhož správnost může snadno ověřit a na který se zaměří.
Jelikož služební vozy bývají čas od času využívány i například pro nákup, cestu do lékárny, nebo k vyzvednutí dětí, doporučuje se ve většině případů uvést byznysové užívání přibližně z 80 %. Stoprocentní firemní užívání je obtížně prokazatelné a úřadu může stačit i třeba dětská sedačka v autě, aby mohl tvrzení napadnout. V případě, že daný vůz nahrazuje nějaký vyřazený, by ovšem odhad měl vycházet z poměru, v jakém byl užíván předchozí automobil.
V posledním zdaňovacím období toho stejného roku plátce odhadovaný nárok na odpočet upraví dle skutečnosti.
Poměr služebního a osobního využívání je nutné průběžně upravovat.
Tímto však z pohledu DPH nekončí. V průběhu dalších 4 let po roce pořízení plátce dané vozidlo sleduje a v případě, že se poměr sníží o více než 10 %, musí ještě provést úpravu uplatněného odpočtu a část DPH státu vrátit. Samozřejmě to funguje i naopak, tj. lze zpětně nárokovat část odpočtu v případě, že se poměr oproti prvnímu roku zvýší o více než 10 %.
V oblasti DPH je nepříjemné, že nárok na odpočet se posuzuje pro každé přijaté plnění. V praxi to znamená, že se DPH z každé účtenky, které souvisí s provozem vozidla, podrobuje jednoduchému testu pro uplatnění plného či částečného nároku na odpočet. Když je automobil používán pro smíšené účely, plátce má opět nárok na odpočet pouze v částečné výši. Jedná se například o pohonné hmoty, mytí, servis, údržbu, splátky operativního leasingu. U těchto provozních výdajů se jedná o jednorázové krácení, plátce daně se k nim již další roky nevrací.
Výše uvedené poměrné nároky na odpočet DPH se v praxi standardně stanovují a prokazují právě dle řádně vedené knihy jízd.
Čím detailnější kniha jízd, tím je prokazování snazší.
V záznamu o cestě v knize jízd by nemělo chybět datum, stav tachometru na začátku a konci jízdy, místo výjezdu a příjezdu, množství natankovaných pohonných hmot včetně ceny a účel cesty. Zde je vhodné uvádět nad rámec toho i čas odjezdu a příjezdu, čas začátku a konce případné bezpečnostní přestávky, u trasy i průjezdní body a u zahraničních cest i údaj o mýtném.
Při dokazování správnosti finančnímu úřadu se tyto zpřesňující informace hodí a je možné, že bez jejich uvedení v knize jízd by se na ně i tak úřad dotazoval a bylo by obtížné je dohledávat zpětně.
Úřad v některých případech zasílá i oficiální výzvy k preventivnímu pravidelnému předkládání knihy jízd v rámci součinnosti při správě daní. To ovšem není účelem knihy jízd, která slouží jako záznam pro řešení nesrovnalostí, nikoliv k průběžné kontrole. V takovém případně se lze proti výzvě odvolat.
Úřad má software, kterým celou knihu jízd projede a zpravidla přijde na nesrovnalosti například v kilometrech mezi vzdáleností měst, ve spotřebě pohonných hmot nebo ve stavech tachometru dle STK. Nejde většinou o žádnou nekalost, firmám nicméně může přinést administrativní zátěž, které se mohou vyhnout. Pro všechny případy naši daňoví specialisté důrazně doporučují řádné a přehledné vedení knihy jízd, díky kterému mohou firmy předcházet řadě nečekaných problémů.